Skuteczne i efektowne przetargi IT – jak je przygotować?

Skuteczne i efektowne przetargi IT – jak je przygotować?

Przetargi w branży IT to zadanie, które dla wielu pracowników administracji okazuje się przysłowiową piętą Achillesa. Niewłaściwie przygotowany i prowadzony przetarg może przynieść efekty odwrotne do pożądanych. Wystarczy jednak zastosować kilka istotnych wytycznych, by osiągnąć cel. Czym zatem kierować się przygotowując zamówienia publiczne IT?

Analiza problemów i wątpliwości

Najczęstszą przyczyną błędów przetargowych w branży IT jest niewłaściwe zrozumienie oczekiwań zleceniodawcy, dlatego też przed przystąpieniem do przygotowania oferty przetargowej należy szczegółowo przeanalizować wszystkie, nawet najdrobniejsze aspekty. Na tej podstawie w prosty sposób można określić istotne płaszczyzny, tworzące swego rodzaju bazę przetargową.

Przetargi w branży IT to zadanie, które dla wielu pracowników administracji okazuje się przysłowiową piętą Achillesa

Co więc należy zrobić? Przede wszystkim prawidłowo zdefiniować oczekiwania zleceniodawcy. Jeśli konieczne stanie się uzupełnienie wiedzy lub pojawią się jakiekolwiek wątpliwości, niezwłocznie należy pozyskać niezbędne informacje. Warto podkreślić, że nierzadko są to elementy o charakterze stricte technicznym, wymagające specjalistycznej wiedzy i fachowych wyjaśnień. Pytania kierowane do ekspertów z danej dziedziny są więc w tym przypadku jak najbardziej właściwe. Należy pamiętać, że prawidłowo przygotowane zamówienia publiczne IT powinny w rzetelny sposób przedstawiać wyznaczone cele, jak również niezbędne do ich realizacji narzędzia.

Etapowe przygotowywanie ofert przetargowych IT

Zamówienia publiczne IT najbezpieczniej przygotowywać etapowo, analizując poszczególne elementy pod względem technicznym i merytorycznym jednocześnie. Ważnym czynnikiem jest także współpraca ze wszystkimi podmiotami, które w jakimkolwiek stopniu uczestniczą w planowanym przedsięwzięciu.

Pierwszym krokiem jest wspomniana analiza potrzeb i oczekiwań zamawiającego. Wyznaczenie podstawowych płaszczyzn działania pozwoli optymalnie rozbudować zamówienia publiczne IT, umieszczając w nich najważniejsze kwestie techniczne oraz merytoryczne.

Najczęstszą przyczyną błędów przetargowych w branży IT jest niewłaściwe zrozumienie oczekiwań zleceniodawcy, dlatego też przed przystąpieniem do przygotowania oferty przetargowej należy szczegółowo przeanalizować wszystkie, nawet najdrobniejsze aspekty

Kolejną kwestią są prawa autorskie, licencje i kody źródłowe na oprogramowania, które muszą być uwzględnione w tworzonej ofercie. W tym przypadku należy uwzględnić zakres uprawnień, jakie posiada zamawiający, przestrzegając restrykcyjnie tych zasad.

Trzecim krokiem jest wyznaczenie poszczególnych zadań oraz określenie ich priorytetów. Zamówienie publiczne IT najlepiej traktować w tym przypadku jako rozbudowane projekty, wyznaczając jednocześnie zakres działań, które należy zrealizować na każdy etapie. Takie podejście pozwoli prawidłowo zarządzać zamówieniem na każdym etapie.

Plan działania, czyli zamówienia publiczne IT w pigułce

Przygotowanie ofert przetargowych z branży IT, choć na pozór trudne, jest zadaniem, które można wykonać rzetelnie i bezproblemowo – wystarczy skonkretyzować plan działania. Planując kolejne etapy działania należy pamiętać, że powinny one wzajemnie się uzupełniać, stanowiąc spójną całość. Ogólny schemat zamówienia publicznego IT powinien wyglądać następująco:

  • analiza potrzeb i oczekiwań zamawiającego;
  • wyznaczenie celów, które należy zrealizować;
  • określenie poszczególnych etapów działania w ujęciu projektowym;
  • wyznaczenie zadań, które należy zrealizować w kolejnych etapach i zobiektywizowanie zakresu prac;
  • koordynowanie realizacji przedsięwzięcia.